itkvariat

    Слагаемые успешного тайм-менеджмента: как директору найти время на все




    Функции руководителя кардинально отличаются от функций менеджеров среднего звена, и тем более  от функций рядовых сотрудников. Его предназначение не в том, чтобы “стоять у станка”, а чтобы вести управленческую деятельность и осмысливать потоки разнообразной информации. В результате круг обязанностей директора шире в разы. Но иногда можно наблюдать огрехи в работе предприятия ввиду критической загруженности руководителя. В этой статье мы рассмотрим некоторые методики эффективного управления своим временем, а также изучим основные подходы к диверсификации обязанностей главы компании.

    Одновременно с прогрессом в карьере непременно усложняется и наша жизнь. Занятость растет не только в численном объеме рабочих часов, но также повышается интенсивность деятельности. Дедлайны приближаются с катастрофической быстротой, количество дел становится сложно обозримым, а мы сокращаем свой отдых, “сжигая в офисной топке” время, отведенное для семьи. Поэтому никого не удивляют искренние сожаления руководителей о том, что часов в сутках всего 24. Так ведь недалеко до эмоционального выгорания, стрессов и соматических заболеваний! Громкие заявления директора, что отпуска у него не было уже несколько лет, а выходной перепадает всего раз в месяц – это совсем повод для гордости, а четкий сигнал о неполадках в системе управления компанией.

    Итак, ваши минуты являются по-настоящему стратегическим бизнес-ресурсом. Неудивительно, что различные технологии тайм-менеджмента сейчас настолько популярны. В каждой из этих методик цели пересекаются: максимально качественное выполнение заданного объема работы с наименьшими временными затратами при высоком уровне эмоциональной удовлетворенности результатом.


    Ключевой предпосылкой успеха в этом вопросе является выявление причин временных потерь. Для этого следует проанализировать наиболее емкие с точки зрения времени дела. Именно в них кроются самые серьезные помехи. Это могут быть ошибочные приоритеты, несовершенная система документооборота компании или планирования вашего рабочего дня, недостатки в разделении труда, затяжные совещания, синдром откладывания, излишняя коммуникабельность...

    Хронофаги или “пожиратели времени”  факторы или объекты, которые мешают основной деятельности путем длительного переключения на них внимания человека. Сюда можно отнести как людей: общительные коллеги, слишком активные поставщики, навязчивые телефонные визави, так и неодушевленные объекты: интернет, соцсети, книги

    Идеальным было бы решительное и полное дистанцирование от отвлекающих факторов на протяжении рабочего дня. Если это невозможно, следует быть готовым к каждому новому контакту с человеком-поглотителем времени. Эксперты советуют очертить для себя круг своих личных хронофагов и жестко лимитировать время взаимодействия с ними.

    Рекомендуем к применению несколько практических техник самоорганизации, которые помогут максимально сэкономить ваше время и эффективно использовать собственные возможности.

    Анализируйте задачи и расставляйте приоритеты

    Присваивать делам различный уровень приоритетности — узловой принцип тайм-менеджмента. Ничто так не гарантирует достижение целей, как их рациональная постановка. Так вы получаете возможность наметить стратегические цели, избежать рисков, оценить имеющиеся и необходимые ресурсы, приобрести уверенность в завтрашнем дне, заставить время подчиняться вашим желаниям. 
    Внимания достойны лишь те задачи, которые приближают вас к главной цели. Все остальное способствует временным потерям. 

    Итальянский экономист Вильфредо Парето сформулировал «золотые» пропорции распределения времени, которых полезно придерживаться. 


    «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов в итоге поглощают 80 процентов рабочего времени»

    А это значит, что расставляя приоритеты, нужно, прежде всего, браться за сложные задачи — те самые жизненно важные проблемы бизнеса, которые дают отдачу в 80 %. Прочие легкие и более интересные дела без сомнений откладывайте. 

    Такой подход еще называют “принципом портного” — начинать новый проект всегда с решения основной, более сложной и трудоемкой задачи. 

    В числе популярнейших технологий расстановки приоритетов также метод Эйзенхауэра, 34-го президента США. “Матрица Эйзенхауэра” подразумевает ранжирование всех задач, стоящих перед вами, по степени срочности и важности. Рассчитана методика для применения на небольшом временном отрезке — всего несколько дней.


    В первый квадрат следует помещать срочные и важные дела. Постоянно наполненная первая часть матрицы говорит о том, что человек живет в режиме “горячей” проблемы и вынужден решать главные деловые вопросы в срочном порядке. Так быть не должно. Желательно, чтобы квадрат 1 всегда был свободным. Это свидетельство эффективного распределения времени. Исключениями могут быть непредвиденные случаи, когда недостаточное внимание к проблеме отбросит вас назад от достижения поставленной цели.

     В идеале, самым содержательным, согласно матрице Эйзенхауэра, должен стать квадрат под номером 2. Он отведен для важных дел, выполнение которых не является срочным и допустимо в плановом режиме. А ведь оптимальная проработка задач возможно только при условии скрупулезной неспешной деятельности. На такие дела автор предлагает тратить большую часть времени и усилий. Работа с задачами из этого квадрата — базис для успеха. 


    Безотлагательные дела не слишком важные или вовсе не значимые для вас, но решить которые нужно безотлагательно, помещаем в третий квадрат. Срочность может дезориентировать вас и заставить принять их за задачи из первого квадрата. Но не все что “горит”, является для вас судьбоносным. Перепоручите их выполнение другим сотрудникам. Чтобы перепроверить себя сверяйтесь с критерием полезности для приближения к цели. 

    Вещи приятные, заниматься которыми хочется часами, но по факту они далеки от нашей рабочей повестки дня — наполнение квадрата 4. Соцсети, отдых, хобби, телевизор... Все это очень расслабляет и способствует восстановлению после недельных рабочих нагрузок. Такие дела отнюдь не обязательно исключать из нашей жизни. Просто жестко регламентируйте свои временные затраты на квадрат 4.

    Любопытный факт: Ноу-хау менеджмента в ресторанах Германии — обязательный 5-10 минутный перерыв в работе повара в течение каждого часа. За соблюдением этого правила тщательно следят. Считается, что усталость напрямую сказывается на качестве пищи и, как следствие, репутации заведения

    Наверное каждому приходилось замечать, что у кого-то из ваших коллег решение самых наболевших вопросов происходит легко и быстро, будто бы по мановению волшебной палочки. На самом деле вы оказываетесь свидетелем умелого использования благоприятных обстоятельств. И этому явлению тоже дано особое название в тайм-менеджменте.

    «Кайрос» – совокупность удачных временных моментов, обстоятельств для выполнения какой-либо задачи

    Например, бывает крайне результативно обсудить детали сделки с вашим партнером на фоне его положительного эмоционального настроя, допустим после заключения им удачного контракта или на неформальной встрече. Это может быть  любое мероприятие, где вы случайно пересечетесь и где подобного рода беседы будут уместны. Или, допустим, ускорить сближение с потенциальным инвестором, возможно встретив его в кругу своих старых проверенных партнеров. Некоторым удается очень выгодно использовать имиджевые бонусы после успешного социального проекта для реализации новой амбиционной бизнес-идеи... 

    Конечно кайрос надо уметь “поймать за хвост”, а для этого требуется обладать чутьем и способностью создавать такие моменты. Это безусловно врожденные качества личности, но кое-чему все же можно и научиться на тренингах или постичь с опытом. Зато если способности “ловить момент” у вас есть, то вы сможете сэкономить кучу времени, сил и финансов.

    Не пренебрегайте планированием 

    Один из базовых принципов ведения бизнеса гласит: «То, что не записано, того не существует». Если вы желаете быть не расточителем, а инвестором своего времени, то без четкого планирования вам не обойтись.  Фиксируйте расход времени для того, чтобы увидеть результативность каждой вашей минуты.  Визуализация задач полезна всегда. Поэтому не помешает взять на вооружение списки задач, вести электронные или бумажные планировщики. Но для того, чтобы составить максимально эффективный план, следует знать, какие дела и в какой мере “съедают” ваши 8 рабочих часов. Для этого проведите небольшое личное временное исследование — дневную тайм-калькуляцию (хронометраж) в течение как минимум трех дней. А лучше — недели или двух. 

    Отмечайте каждые 10 - 15 минут как они были потрачены. Ведите записи честно, включая туда абсолютно все, даже кофе-паузы. Такая рутинная деятельность вознаградит вас детальной картиной ваших временных расходов. Зная о них все, вы сможете более реально выстраивать свои планы и корректировать собственное поведение в сторону сокращения потерь времени на неважные дела. 


    Еще одним положительным результатом проведения личного хронометража станет работа над чувством времени, которое у всех развито в разной мере. Его безусловно стоит “тренировать”. 

    Приносит неплохие результаты также ежедневная ревизия сделанного за день. Вечером задайте себе несколько вопросов о том, что вам сегодня удалось, а что так и осталось на бумаге. Почему так произошло. Как скорректировать свой завтрашний день, чтобы цели были достигнуты в установленные временные рамки. 

    Не бойтесь указывать в планировщике наряду с жестко поставленными дедлайнами и “плавающие”. Важно также оставлять хотя бы минимальные промежутки между разными делами и время для форс-мжора. Зазоры между выполнением задач сделают ваше планирование реальным, а временная фора для непредвиденных случаев поможет сберечь время для действительно важных дел. Ведь от форс-мажоров никуда не скрыться и они с разной периодичностью случаются.

    Сомневаетесь, что успеете сделать все, что написали? Тогда хорошенько взвесьте и зачеркните то, что почти наверняка не сделаете. Но все остальное реализовать необходимо! Такой принцип будет дисциплинировать вас в собственных глазах. Это единственно верный путь к предотвращению “хвостов”. Составляя план работы, делайте основной упор на то, что вам предстоит, а не на вчерашние “хвосты”. Вчерашних упущений просто не должно быть, их необходимо устранять для того, чтобы уверенно идти вперед. Важна глобальная предстоящая цель, к которой вы идете. Каждый день требует определенных шагов к ее достижению. Только так нужно составлять перспективные планы. Проработайте годовые цели, после этого переходите к планам на квартал и месяц. Ежедневные планы также составляются исходя из картины будущего. 

    Планирование задач на день требует знания физиологии человека и периодичности его утомления. Помните, что утро — наиболее продуктивное время, подходящее для решения сложных вопросов. В середине дня тщательно управляйте своими импульсами и не давайте возможности внезапно возникающим делам вмешиваться в ваши планы.  Если обстоятельства этого требуют, для решения краеугольной задачи корректируйте  планы на остаток дня.

    На принципах разделения деятельности на периоды и ее цикличности основывается еще одна известнейшая тайм-техника — метод "помидора". 

    "Помидор" — механический бытовой таймер, применяющийся на кухне. Автор методики, итальянец  Франческо Чирилло, еще будучи студентом успешно апробировал способ организации своего дня путем деления его на временные отрезки — помидоры продолжительностью 25 минут. Именно на столько рассчитано одно наведение кухонного таймера

    На протяжении каждой 25-минутки нужно заниматься решением исключительно одной проблемы, не отвлекаясь на посторонние раздражители. По окончании каждого цикла следует давать себе отдых 3-5 минут. После каждого четвертого цикла, перерыв должен быть большим — не менее 15-30 минут. Разумеется носить с собой кухонный таймер-помидор — не самое удобное решение, но на практике его с успехом может заменить любой персональный гаджет. Кроме того, наличие таймера потребуется вам лишь в первое время. В последствии контролировать продолжительность каждого нового рабочего отрезка вы сможете без сторонней помощи, применяя то самое чувство времени, которое у вас уже будет сформировано.

    Делегирование как действенный рычаг тайм-менеджмента

    Избежать состояния “загнанной лошади” можно и нужно путем распределения части нагрузки между другим сотрудниками. Грамотно выстроенная кадровая структура и четко очерченная система должностных обязанностей будут хорошим ориентиром в вопросах делегирования. У этого процесса есть и вторая сторона: мы не только освобождаем свое время, но и даем возможность персоналу проявить себя, повышаем мотивацию коллектива.


    Разумеется доверять подчиненным можно далеко не все. Что же отнести к “не своей работе”? 

    Из практики известно, что львиная доля времени необходима для решения подготовительных вопросов и решения технических задач. С узкоспециализированными экспертными моментами также должны справляться компетентные специалисты. От вас требуется координация усилий всех сотрудников, постановка стратегических целей, формулировка корпоративной идеологии и основных направлений развития. Эксперты   рекомендуют ни в коем случае не делегировать кому-либо решение масштабных финансовых вопросов, кадровые перемещения, прерогативу поощрения или наказания в коллективе, вопросы безопасности.

    Поручая часть работы кому-либо, обязательно акцентируйте внимание как минимум на трех вещах: четкая формулировка задачи, требования к результату, сроки исполнения. 

    Руководителю следует начинать свой день с постановки задач перед подчиненными, и только после этого приступать к своей  работе.

    Без саморазгрузки нет перезагрузки

    Говорят: “Усталость — лучший признак того, что день прошел не зря”. Однако организм у нас один, и относиться к нему бережно мы просто обязаны. Тайм-менеджмент требует соблюдения принципа: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. После каждого успешного дела или продуктивного рабочего дня себя надо чем-то награждать. И здесь пригодны даже маленькие человеческие радости: чашечка  хорошего кофе, краткая приятная отвлеченная беседа, небольшая прогулка, да хоть партия в бридж! Стремитесь также не перегружать себя в нерабочее время. 

    Подводя итог, отметим, что время — не только ваш личный ресурс, но и большая  корпоративная ценность. А следовательно рациональное отношение к нему должно быть заложено еще на уровне корпоративной культуры. Стандарты тайм-менеджмента и командные договоренности, практикуемые на вашем предприятии будут не только увеличивать производительность, но и станут показателем зрелости коллектива.



    Заметили ошибку? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Enter!  
    Поделитесь этой новостью с друзьями!


    Подписывайтесь и читайте новости от ITквариат раньше остальных в нашем Telegram-канале !





    И еще на эту тему...
  • Фасилитация: эффективность и критерии оценки
  • А не пойти ли нам в IT?
  • Чистота – залог… работы. Все слагаемые эффективной уборки в офисе
  • Важность эмоционального интеллекта для менеджеров проектов
  • Миллениалы будут работать, много и тяжело. Но только не на Вашей Д#рьмовой Работе!
  • Складская недвижимость: перспективы технологического развития
  • Тренды в развитии логистических и курьерских компаний
  • Обзор законодательства Республики Беларусь в области цифровизации за февраль-март 2022 года
  • Что вам не договаривают об управлении продуктом или Как стать успешным продукт-менеджером
  • Комплексный мониторинг IT-инфраструктуры
  • Какие приемы можно использовать во время проведения собеседований IT-специалистов
  • Цифровые онлайн-платформы — новая точка роста в банках
  • Как ускорить цифровую трансформацию
  • 4 уровня цифровой трансформации
  • Обзор законодательства Республики Беларусь в области цифровизации за апрель 2021 года
  • Как работать удаленно и не потерять продуктивность?
  • Обзор законодательства Республики Беларусь в сфере информатизации за декабрь 2019 года
  • Шеринг: весь мир в аренду
  • Обзор законодательства Республики Беларусь в сфере информатизации за апрель 2019 года
  • 8 книг, которые действительно помогут вам разбогатеть




Слагаемые успешного тайм-менеджмента: как директору найти время на все




Функции руководителя кардинально отличаются от функций менеджеров среднего звена, и тем более  от функций рядовых сотрудников. Его предназначение не в том, чтобы “стоять у станка”, а чтобы вести управленческую деятельность и осмысливать потоки разнообразной информации. В результате круг обязанностей директора шире в разы. Но иногда можно наблюдать огрехи в работе предприятия ввиду критической загруженности руководителя. В этой статье мы рассмотрим некоторые методики эффективного управления своим временем, а также изучим основные подходы к диверсификации обязанностей главы компании.

Одновременно с прогрессом в карьере непременно усложняется и наша жизнь. Занятость растет не только в численном объеме рабочих часов, но также повышается интенсивность деятельности. Дедлайны приближаются с катастрофической быстротой, количество дел становится сложно обозримым, а мы сокращаем свой отдых, “сжигая в офисной топке” время, отведенное для семьи. Поэтому никого не удивляют искренние сожаления руководителей о том, что часов в сутках всего 24. Так ведь недалеко до эмоционального выгорания, стрессов и соматических заболеваний! Громкие заявления директора, что отпуска у него не было уже несколько лет, а выходной перепадает всего раз в месяц – это совсем повод для гордости, а четкий сигнал о неполадках в системе управления компанией.

Итак, ваши минуты являются по-настоящему стратегическим бизнес-ресурсом. Неудивительно, что различные технологии тайм-менеджмента сейчас настолько популярны. В каждой из этих методик цели пересекаются: максимально качественное выполнение заданного объема работы с наименьшими временными затратами при высоком уровне эмоциональной удовлетворенности результатом.


Ключевой предпосылкой успеха в этом вопросе является выявление причин временных потерь. Для этого следует проанализировать наиболее емкие с точки зрения времени дела. Именно в них кроются самые серьезные помехи. Это могут быть ошибочные приоритеты, несовершенная система документооборота компании или планирования вашего рабочего дня, недостатки в разделении труда, затяжные совещания, синдром откладывания, излишняя коммуникабельность...

Хронофаги или “пожиратели времени”  факторы или объекты, которые мешают основной деятельности путем длительного переключения на них внимания человека. Сюда можно отнести как людей: общительные коллеги, слишком активные поставщики, навязчивые телефонные визави, так и неодушевленные объекты: интернет, соцсети, книги

Идеальным было бы решительное и полное дистанцирование от отвлекающих факторов на протяжении рабочего дня. Если это невозможно, следует быть готовым к каждому новому контакту с человеком-поглотителем времени. Эксперты советуют очертить для себя круг своих личных хронофагов и жестко лимитировать время взаимодействия с ними.

Рекомендуем к применению несколько практических техник самоорганизации, которые помогут максимально сэкономить ваше время и эффективно использовать собственные возможности.

Анализируйте задачи и расставляйте приоритеты

Присваивать делам различный уровень приоритетности — узловой принцип тайм-менеджмента. Ничто так не гарантирует достижение целей, как их рациональная постановка. Так вы получаете возможность наметить стратегические цели, избежать рисков, оценить имеющиеся и необходимые ресурсы, приобрести уверенность в завтрашнем дне, заставить время подчиняться вашим желаниям. 
Внимания достойны лишь те задачи, которые приближают вас к главной цели. Все остальное способствует временным потерям. 

Итальянский экономист Вильфредо Парето сформулировал «золотые» пропорции распределения времени, которых полезно придерживаться. 


«Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов в итоге поглощают 80 процентов рабочего времени»

А это значит, что расставляя приоритеты, нужно, прежде всего, браться за сложные задачи — те самые жизненно важные проблемы бизнеса, которые дают отдачу в 80 %. Прочие легкие и более интересные дела без сомнений откладывайте. 

Такой подход еще называют “принципом портного” — начинать новый проект всегда с решения основной, более сложной и трудоемкой задачи. 

В числе популярнейших технологий расстановки приоритетов также метод Эйзенхауэра, 34-го президента США. “Матрица Эйзенхауэра” подразумевает ранжирование всех задач, стоящих перед вами, по степени срочности и важности. Рассчитана методика для применения на небольшом временном отрезке — всего несколько дней.


В первый квадрат следует помещать срочные и важные дела. Постоянно наполненная первая часть матрицы говорит о том, что человек живет в режиме “горячей” проблемы и вынужден решать главные деловые вопросы в срочном порядке. Так быть не должно. Желательно, чтобы квадрат 1 всегда был свободным. Это свидетельство эффективного распределения времени. Исключениями могут быть непредвиденные случаи, когда недостаточное внимание к проблеме отбросит вас назад от достижения поставленной цели.

 В идеале, самым содержательным, согласно матрице Эйзенхауэра, должен стать квадрат под номером 2. Он отведен для важных дел, выполнение которых не является срочным и допустимо в плановом режиме. А ведь оптимальная проработка задач возможно только при условии скрупулезной неспешной деятельности. На такие дела автор предлагает тратить большую часть времени и усилий. Работа с задачами из этого квадрата — базис для успеха. 


Безотлагательные дела не слишком важные или вовсе не значимые для вас, но решить которые нужно безотлагательно, помещаем в третий квадрат. Срочность может дезориентировать вас и заставить принять их за задачи из первого квадрата. Но не все что “горит”, является для вас судьбоносным. Перепоручите их выполнение другим сотрудникам. Чтобы перепроверить себя сверяйтесь с критерием полезности для приближения к цели. 

Вещи приятные, заниматься которыми хочется часами, но по факту они далеки от нашей рабочей повестки дня — наполнение квадрата 4. Соцсети, отдых, хобби, телевизор... Все это очень расслабляет и способствует восстановлению после недельных рабочих нагрузок. Такие дела отнюдь не обязательно исключать из нашей жизни. Просто жестко регламентируйте свои временные затраты на квадрат 4.

Любопытный факт: Ноу-хау менеджмента в ресторанах Германии — обязательный 5-10 минутный перерыв в работе повара в течение каждого часа. За соблюдением этого правила тщательно следят. Считается, что усталость напрямую сказывается на качестве пищи и, как следствие, репутации заведения

Наверное каждому приходилось замечать, что у кого-то из ваших коллег решение самых наболевших вопросов происходит легко и быстро, будто бы по мановению волшебной палочки. На самом деле вы оказываетесь свидетелем умелого использования благоприятных обстоятельств. И этому явлению тоже дано особое название в тайм-менеджменте.

«Кайрос» – совокупность удачных временных моментов, обстоятельств для выполнения какой-либо задачи

Например, бывает крайне результативно обсудить детали сделки с вашим партнером на фоне его положительного эмоционального настроя, допустим после заключения им удачного контракта или на неформальной встрече. Это может быть  любое мероприятие, где вы случайно пересечетесь и где подобного рода беседы будут уместны. Или, допустим, ускорить сближение с потенциальным инвестором, возможно встретив его в кругу своих старых проверенных партнеров. Некоторым удается очень выгодно использовать имиджевые бонусы после успешного социального проекта для реализации новой амбиционной бизнес-идеи... 

Конечно кайрос надо уметь “поймать за хвост”, а для этого требуется обладать чутьем и способностью создавать такие моменты. Это безусловно врожденные качества личности, но кое-чему все же можно и научиться на тренингах или постичь с опытом. Зато если способности “ловить момент” у вас есть, то вы сможете сэкономить кучу времени, сил и финансов.

Не пренебрегайте планированием 

Один из базовых принципов ведения бизнеса гласит: «То, что не записано, того не существует». Если вы желаете быть не расточителем, а инвестором своего времени, то без четкого планирования вам не обойтись.  Фиксируйте расход времени для того, чтобы увидеть результативность каждой вашей минуты.  Визуализация задач полезна всегда. Поэтому не помешает взять на вооружение списки задач, вести электронные или бумажные планировщики. Но для того, чтобы составить максимально эффективный план, следует знать, какие дела и в какой мере “съедают” ваши 8 рабочих часов. Для этого проведите небольшое личное временное исследование — дневную тайм-калькуляцию (хронометраж) в течение как минимум трех дней. А лучше — недели или двух. 

Отмечайте каждые 10 - 15 минут как они были потрачены. Ведите записи честно, включая туда абсолютно все, даже кофе-паузы. Такая рутинная деятельность вознаградит вас детальной картиной ваших временных расходов. Зная о них все, вы сможете более реально выстраивать свои планы и корректировать собственное поведение в сторону сокращения потерь времени на неважные дела. 


Еще одним положительным результатом проведения личного хронометража станет работа над чувством времени, которое у всех развито в разной мере. Его безусловно стоит “тренировать”. 

Приносит неплохие результаты также ежедневная ревизия сделанного за день. Вечером задайте себе несколько вопросов о том, что вам сегодня удалось, а что так и осталось на бумаге. Почему так произошло. Как скорректировать свой завтрашний день, чтобы цели были достигнуты в установленные временные рамки. 

Не бойтесь указывать в планировщике наряду с жестко поставленными дедлайнами и “плавающие”. Важно также оставлять хотя бы минимальные промежутки между разными делами и время для форс-мжора. Зазоры между выполнением задач сделают ваше планирование реальным, а временная фора для непредвиденных случаев поможет сберечь время для действительно важных дел. Ведь от форс-мажоров никуда не скрыться и они с разной периодичностью случаются.

Сомневаетесь, что успеете сделать все, что написали? Тогда хорошенько взвесьте и зачеркните то, что почти наверняка не сделаете. Но все остальное реализовать необходимо! Такой принцип будет дисциплинировать вас в собственных глазах. Это единственно верный путь к предотвращению “хвостов”. Составляя план работы, делайте основной упор на то, что вам предстоит, а не на вчерашние “хвосты”. Вчерашних упущений просто не должно быть, их необходимо устранять для того, чтобы уверенно идти вперед. Важна глобальная предстоящая цель, к которой вы идете. Каждый день требует определенных шагов к ее достижению. Только так нужно составлять перспективные планы. Проработайте годовые цели, после этого переходите к планам на квартал и месяц. Ежедневные планы также составляются исходя из картины будущего. 

Планирование задач на день требует знания физиологии человека и периодичности его утомления. Помните, что утро — наиболее продуктивное время, подходящее для решения сложных вопросов. В середине дня тщательно управляйте своими импульсами и не давайте возможности внезапно возникающим делам вмешиваться в ваши планы.  Если обстоятельства этого требуют, для решения краеугольной задачи корректируйте  планы на остаток дня.

На принципах разделения деятельности на периоды и ее цикличности основывается еще одна известнейшая тайм-техника — метод "помидора". 

"Помидор" — механический бытовой таймер, применяющийся на кухне. Автор методики, итальянец  Франческо Чирилло, еще будучи студентом успешно апробировал способ организации своего дня путем деления его на временные отрезки — помидоры продолжительностью 25 минут. Именно на столько рассчитано одно наведение кухонного таймера

На протяжении каждой 25-минутки нужно заниматься решением исключительно одной проблемы, не отвлекаясь на посторонние раздражители. По окончании каждого цикла следует давать себе отдых 3-5 минут. После каждого четвертого цикла, перерыв должен быть большим — не менее 15-30 минут. Разумеется носить с собой кухонный таймер-помидор — не самое удобное решение, но на практике его с успехом может заменить любой персональный гаджет. Кроме того, наличие таймера потребуется вам лишь в первое время. В последствии контролировать продолжительность каждого нового рабочего отрезка вы сможете без сторонней помощи, применяя то самое чувство времени, которое у вас уже будет сформировано.

Делегирование как действенный рычаг тайм-менеджмента

Избежать состояния “загнанной лошади” можно и нужно путем распределения части нагрузки между другим сотрудниками. Грамотно выстроенная кадровая структура и четко очерченная система должностных обязанностей будут хорошим ориентиром в вопросах делегирования. У этого процесса есть и вторая сторона: мы не только освобождаем свое время, но и даем возможность персоналу проявить себя, повышаем мотивацию коллектива.


Разумеется доверять подчиненным можно далеко не все. Что же отнести к “не своей работе”? 

Из практики известно, что львиная доля времени необходима для решения подготовительных вопросов и решения технических задач. С узкоспециализированными экспертными моментами также должны справляться компетентные специалисты. От вас требуется координация усилий всех сотрудников, постановка стратегических целей, формулировка корпоративной идеологии и основных направлений развития. Эксперты   рекомендуют ни в коем случае не делегировать кому-либо решение масштабных финансовых вопросов, кадровые перемещения, прерогативу поощрения или наказания в коллективе, вопросы безопасности.

Поручая часть работы кому-либо, обязательно акцентируйте внимание как минимум на трех вещах: четкая формулировка задачи, требования к результату, сроки исполнения. 

Руководителю следует начинать свой день с постановки задач перед подчиненными, и только после этого приступать к своей  работе.

Без саморазгрузки нет перезагрузки

Говорят: “Усталость — лучший признак того, что день прошел не зря”. Однако организм у нас один, и относиться к нему бережно мы просто обязаны. Тайм-менеджмент требует соблюдения принципа: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. После каждого успешного дела или продуктивного рабочего дня себя надо чем-то награждать. И здесь пригодны даже маленькие человеческие радости: чашечка  хорошего кофе, краткая приятная отвлеченная беседа, небольшая прогулка, да хоть партия в бридж! Стремитесь также не перегружать себя в нерабочее время. 

Подводя итог, отметим, что время — не только ваш личный ресурс, но и большая  корпоративная ценность. А следовательно рациональное отношение к нему должно быть заложено еще на уровне корпоративной культуры. Стандарты тайм-менеджмента и командные договоренности, практикуемые на вашем предприятии будут не только увеличивать производительность, но и станут показателем зрелости коллектива.



Заметили ошибку? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Enter!  
Поделитесь этой новостью с друзьями!


Подписывайтесь и читайте новости от ITквариат раньше остальных в нашем Telegram-канале !





И еще на эту тему...
  • Фасилитация: эффективность и критерии оценки
  • А не пойти ли нам в IT?
  • Чистота – залог… работы. Все слагаемые эффективной уборки в офисе
  • Важность эмоционального интеллекта для менеджеров проектов
  • Миллениалы будут работать, много и тяжело. Но только не на Вашей Д#рьмовой Работе!
  • Складская недвижимость: перспективы технологического развития
  • Тренды в развитии логистических и курьерских компаний
  • Обзор законодательства Республики Беларусь в области цифровизации за февраль-март 2022 года
  • Что вам не договаривают об управлении продуктом или Как стать успешным продукт-менеджером
  • Комплексный мониторинг IT-инфраструктуры
  • Какие приемы можно использовать во время проведения собеседований IT-специалистов
  • Цифровые онлайн-платформы — новая точка роста в банках
  • Как ускорить цифровую трансформацию
  • 4 уровня цифровой трансформации
  • Обзор законодательства Республики Беларусь в области цифровизации за апрель 2021 года
  • Как работать удаленно и не потерять продуктивность?
  • Обзор законодательства Республики Беларусь в сфере информатизации за декабрь 2019 года
  • Шеринг: весь мир в аренду
  • Обзор законодательства Республики Беларусь в сфере информатизации за апрель 2019 года
  • 8 книг, которые действительно помогут вам разбогатеть



  • ITквариат Powered by © 1996-2022