Насколько хорошо ваш бухгалтер справляется со своими обязанностями и как вы можете это проверить? Мы подобрали для вас несколько реальных историй о том, как не ошибиться с выбором того, кто будет считать ваши деньги, а также попросили профессионального бухгалтера их прокомментировать.
Бухгалтер на любом предприятии и в любом бизнесе – второй по значимости человек после владельца или генерального директора. В идеале – это высококлассный специалист в своей области, знающий специфику конкретного бизнес-направления, работающий в крепкой связке с руководителем, постоянно обучающийся и заслуживающий полного доверия владельца и соответствующей достойной зарплаты. В реальности найти такого человека сложно, и зачастую на предприятии успевает смениться не один бухгалтер, пока бизнес-фортуна не повернется к руководителю лицом и не познакомит его с хорошим специалистом.
Ежегодно вузы и ссузы выпускают достаточное количество дипломированных бухгалтеров. Кто-то находит постоянную работу в конкретной организации, а кто-то начинает оказывать бухгалтерские услуги по аутсорсингу. И та и другая форма работы при определенных обстоятельствах выгодна и бухгалтеру и предпринимателю. Но помимо формы сотрудничества важно обращать внимание и на другие аспекты, которые могут стать серьезным камнем преткновения и принести немалый ущерб бизнесу.
Если вездесущему Гуглу задать вопрос: «Как найти хорошего бухгалтера», он выдаст длинный список ссылок, вся суть которых сведется к набору всем известных полезных правил, соблюдение которых, к сожалению, не обезопасит вас от встречи с недобросовестным или некомпетентным бухгалтером. Поэтому мы решили расширить этот стандартный кейс советами из личного опыта тех, кто на собственном примере столкнулся с бухгалтерскими фокусами и извлек из них бесценные уроки.
Итак, начнем поэтапно, с момента поиска бухгалтера.
Сегодня существует достаточно много компетентных порталов и ресурсов, где можно поместить вакансию и просмотреть предложения. Вы указываете требования к кандидату, направление вашего бизнеса, примерную заработную плату (желательно указать) и форму обратной связи. Затем связываетесь с понравившимися соискателями, проводите встречи-собеседования и принимаете решение на основании предоставленной оппонентом информации и ваших личных впечатлений о человеке.
Другой вариант – поиск с помощью знакомых. Он достаточно эффективен при условии, что вы не станете нанимать родственников этих знакомых и тщательно проверите кандидатуру и рекомендации. Также с осторожностью советуем относиться к предложениям типа «хорошая подруга ищет работу, может, возьмешь?».
Что может выйти из таких предложений, рассказывает парикмахер – стилист-визажист, мастер боди-арта международного класса Татьяна СКВОРЦОВА:
«Начинала я как индивидуальный предприниматель, наемных работников у меня не числилось, поэтому принимать в штат бухгалтера необходимости не было. Сотрудничество по аутсорсингу для меня было самым оптимальным. По роду деятельности я общаюсь с большим количеством разных людей, и кто-то из моих клиентов посоветовал хорошего специалиста с опытом и стажем.
Я в бизнесе была новичком и после встречи с рекомендованным профессионалом даже не стала рассматривать другие кандидатуры. Мне показались весьма убедительными и ее возраст (после 40) и, как следствие, – большой бухгалтерский стаж.
На момент нашего знакомства она уже достаточно долгое время трудилась на крупном государственном предприятии в должности главного бухгалтера. Словом, взрослая, солидная женщина, грамотно излагающая и понимающая, что от нее требуется, и быстро убедившая меня, что с моей бухгалтерией у нее проблем не будет. После таких объемов, которыми ей приходится ворочать на производстве, мои «ипэшные» поквартальные отчеты – «пыль для моряка».
Мы договорились о ежемесячной сумме вознаграждения, и в качестве бонуса она получила право на бесплатное обслуживание у меня. Деньги я платила вовремя и исправно, как и приводила в порядок бесплатно ее волосы, и была счастлива тем, что мне не нужно вести непонятные отчеты и книги.
Единственное, что я оставила за собой – это подачу налоговых деклараций. Их я заполняла и относила самостоятельно. Вся остальная отчетность была на моем бухгалтере. При этом инициатива о предоставлении ей данных о выручке и объеме оказанных услуг всегда исходила от меня. Тогда мне это казалось нормальным.
Сегодня я понимаю, что если ваш бухгалтер вам не звонит и не просит предоставить цифры, данные, накладные, счета, не информирует об изменениях в законах и нормативных актах – это плохой бухгалтер.
Наша идиллическая история закончилось после того, как мне пришло уведомление о прохождении плановой налоговой проверки. Я позвонила бухгалтеру, сообщила о сроках предоставления документов и получила от нее заверение, что все готово и будет сдано в срок. А после начались необъяснимые странности: от «кормления завтраками» до полного игнорирования моих звонков.
Если честно, то до последнего момента я не верила, что меня просто «кидают». И только после того как моя бухгалтер пришла ко мне на очередную бонусную стрижку, а затем протянула папку с документами и прямым текстом сказала, что на этом наше сотрудничество закончено, я поняла, что случилось страшное. Мои бумаги были в первозданном виде, таком, как я ей их передала более года назад. Ни одна книга учета даже не была начата, впрочем, как и все остальное. Предъявить ей я ничего не могла, потому что все наши договоренности были на словах, деньги я ей передавала при личных встречах. И, как она мне сказала на прощание, если что, она скажет, что знать меня не знает.
Мне стоило неимоверных усилий восстановить документы и привести их в порядок, пройти проверку и проглотить эту «горькую пилюлю».
Какие практические выводы я сделала после этой истории? Во-первых, поняла, что к подбору персонала нужно подходить очень внимательно и не судить о человеке только по первому впечатлению и советам знакомых.
Во-вторых, стаж работы и опыт важны, но не менее важен характер человека, его порядочность и честность.
В-третьих, все деловые отношения и соглашения должны быть прописаны и заверены договором, а не словами.
В-четвертых, бухгалтер должен вам звонить и держать вас в курсе текущих дел. Когда я приняла решение расширять свой бизнес и нанимать людей для работы в салоне, эти уроки мне пригодились. А чтобы не попасть в подобную ловушку еще раз, я прошла заочное обучение в колледже по специальности «Бухучет» и теперь могу вести отчетность самостоятельно и знаю, как контролировать работу наемного бухгалтера».
Если малый бизнес в силу своей специфики выбирает работу по аутсорсингу, то предприятия покрупнее уже не могут обойтись без постоянного бухгалтера в штате компании. Конечно, никто не станет заключать контракт с сотрудником без прохождения испытательного срока. Белорусское законодательство ограничивает этот период тремя месяцами. Казалось бы, вполне достаточное количество времени, чтобы проверить нового бухгалтера в работе. Но это только на первый взгляд. Зачастую проблемы начинают проявляться спустя год и более.
Александр ПРИХОДЬКО – ресторатор, руководитель ООО «Ротоэталон», владелец нескольких минских кафе:
«Бизнесом я начал заниматься еще в 1990-х. Поэтому опыт у меня большой и разнообразный. А в ресторанный бизнес пришел относительно недавно, но специфику и важность работы бухгалтера в этом направлении понимал прекрасно.
Рассматривая кандидатуры, я опирался не только на образование и опыт работы соискателей именно в сфере общественного питания, но и на свое внутреннее ощущение. Ведь бухгалтер – это сотрудник, с которым необходимо ежедневно совместно решать самые важные и разноплановые задачи. Его работа в ресторане не ограничивается только ведением и сдачей текущей отчетности, но и калькуляцией блюд, обработкой ежедневных рабочих показателей, сотрудничеством с поставщиками и т.д.
Это – действительно материально ответственное лицо, которое во многом формирует «лицо» предприятия в целом. Я лично ежедневно контролирую работу своих заведений и прошу бухгалтера составлять для меня внутренние отчеты, чтобы постоянно иметь для анализа все необходимые цифры и показатели.
Определенное время по текущей работе у меня вопросов не возникало, пока не стали поступать первые «тревожные сигналы». Сначала это были звонки из некоторых контролирующих организаций по поводу вовремя не сданных или неправильно составленных отчетов. А потом, чтобы не быть голословным и для себя ясно представлять всю финансовую и учетную картину, я обратился к услугам независимой аудиторской проверки. Она-то и показала все недочеты и ошибки в работе бухгалтера, о которых я не знал.
Как бы старательно вы, как владелец, ни осуществляли контроль, не имея специальных знаний, вы не проверите своего бухгалтера должным образом.
Поэтому я бы советовал ежегодно обращаться к независимым профессионалам. Это избавит вас как нанимателя от проблем, связанных с аргументацией увольнений, если придется идти на такой шаг. Также это даст вам полную картину положения дел в вашем бизнесе. Стоимость таких услуг вполне приемлемая и в результате вы только приобретаете, а не теряете.
Для себя я взял за правило проводить такие проверки ежегодно. Кроме того, после некоторого опыта, при приеме на работу я большее внимание уделяю личностным качествам человека. Для работы в коллективе это не менее важный аспект, чем профессиональные навыки. Ведь если профессионализм можно подтянуть и усовершенствовать, то изменить характер человека курсами по повышению квалификации не получится.
Конечно, идеальным вариантом было бы наличие рекомендаций, которые можно было бы проверить, например, связавшись с бывшим работодателем. Но на практике это большая редкость. Тем не менее я стараюсь, насколько это возможно, выяснить, где человек трудился ранее и почему ушел с прежнего места. Внимательно расспрашиваю о прежней работе и взаимоотношениях с руководством и коллегами.
Еще я для себя определил очень важное качество хорошего бухгалтера – стремление к самообразованию. Я, как руководитель, могу предоставить за счет компании обучающие подписки, курсы, необходимую информацию. Но инициатива приобретать и осваивать все это, убежден, должна исходить от бухгалтера. Это он должен сообщать о выходе новых изданий, постоянных изменениях в нормативке и т.д.
И еще один важный совет – никогда не поддавайтесь соблазну заплатить вашему бухгалтеру или сотрудникам бонус «в конверте». С того момента, как вы это сделаете впервые, вы перестаете управлять вашим бухгалтером, зато он начинает руководить вами.
Сегодняшний рынок вакансий в Минске предлагает большой выбор квалифицированных специалистов, так что при наличии у вас хороших условий труда и соответствующей заработной платы проблем с поиском бухгалтера у вас не будет. А правильно составленный трудовой контракт и четко прописанные рабочие обязанности уберегут вас от взаимного непонимания».
Прокомментировать эти истории и поделиться своим опытом мы попросили бухгалтера Наталью СТЕЛЬМАК:
«К сожалению, рассказанные истории для меня не новость. Уже более десяти лет я работаю с различными юридическими лицами и разными формами собственности. Так сложилось, что работа по аутсорсингу стала для меня самым приемлемым вариантом.
Вначале это было связано с отсутствием опыта, который приходилось нарабатывать частным сопровождением малого бизнеса. А потом семейные обстоятельства и небольшие заработные платы, которые предлагали предприниматели за полноценный восьмичасовой рабочий день, окончательно убедили меня в том, что аутсорсинг – это мое.
Сегодня у меня есть наработанная репутация, круг постоянных клиентов и возможность регулировать свое рабочее время без ущерба для семьи.
За время работы с малым и средним бизнесом чего я только не видела и какие бухгалтерские завалы не разгребала. Скажу больше – ни один из моих клиентов не приходил ко мне с хорошей бухгалтерией. В лучшем случае отчеты просто не велись и при наличии необходимых документов их было проще начать вести с нуля.
Гораздо сложнее обстоят дела с неправильным ведением и подсчетом налогов. Тут приходится переделывать и исправлять чужие ошибки, а иногда, как детективу, вычислять и высчитывать необходимые данные по набору чуть ли не случайных цифр.
Очень распространенное мнение о том, что вести бухгалтерию ИП или небольшого ЧУПа достаточно просто – ложное. Если вести правильно, соответствуя всем нормам закона, то работа не ограничивается отчетами в налоговую, ФСЗН и страховой фонд. А при наличии наемных работников плюс еще и дополнительное ведение отчетов по кадрам.
Отсутствие должного учета – основная проблема бухгалтеров малого и среднего бизнеса. Мне часто приносили просто стопки бумаг, накладных, счетов. При этом в делах полностью отсутствовал учет движения товара, остатков, правильно оприходованные накладные, данные о долгах перед поставщиками и о долгах покупателей. А нужно еще учитывать, что нормативные требования, законы и формы меняются очень часто, и пропустив одно-другое такое изменение, можно повести работу в неправильном русле. С такими случаями тоже приходилось иметь дело, когда мне принесли бухгалтерию, которая велась по давно не действовавшим требованиям.
Сейчас с введением электронной отчетности стало проще восстанавливать документы и исправлять ошибки. Но собственники в большинстве случаев в этих тонкостях не разбираются и доверяют тем, кого считают специалистами. Если ошибки устранить до налоговой проверки, то можно обойтись только лишними затратами на восстановление бухгалтерии. Но если ошибки выявит проверка, то избежать штрафных санкций не удастся.
Что бы я посоветовала предпринимателям при поиске бухгалтера?
Во-первых, искать специалиста, разбирающегося именно в вашей сфере. То есть хороший бухгалтер с госпредприятия вряд ли будет так же хорошо разбираться в тонкостях бухгалтерии частного бизнеса, если, конечно, специально не станет их изучать.
Во-вторых, проверять рекомендации и обязательно заключать с бухгалтером договор. Формы договора могут быть разными, но это обезопасит и вас, и бухгалтера от непорядочного отношения и обмана.
В-третьих, понимать, что бизнеса без бухгалтерского учета не бывает. Проводя собеседование с потенциальным бухгалтером, нужно выяснить, насколько хорошо он представляет специфику данного бизнеса. Бухгалтер должен буквально визуально его себе представлять. Будь то розничная торговля, общепит, услуги или опт, бухгалтер должен разбираться в самой бизнес-схеме и законодательной базе данной формы собственности или юридического лица не хуже, а может, даже лучше самого владельца.
Кроме того, бухгалтер должен быстро и обоснованно объяснить вам происхождение любой цифры: суммы налога, номер счета и т.д. При этом нужно понимать, что работы без ошибок не бывает, хотя с появлением электронных книг и форм отчетности они сводятся к минимуму.
Но есть ошибки механически недопустимые, которые несложно устранить без вреда для бизнеса. А есть ошибки недопустимые. И они, как правило, не связаны с человеческим фактором и неосмотрительностью. Это ошибки, совершенные из-за некомпетентности, а она возникает из-за нежелания бухгалтера учиться.
Да, в этой профессии одними базовыми знаниями не проработаешь. Обязанность бухгалтера – изучать и вникать в изменения и нововведения. Хороший бухгалтер должен знать законы и уметь их применять. Такой специалист посоветует оптимальную систему налогообложения и законные методы снижения текущих затрат. Это рутинная и непрерывная работа с юридическими документами и специализированной информацией. Полгода профессионального простоя достаточно для того, чтобы отстать от темы.
Можно, например, устроить новому бухгалтеру небольшую проверку на компетентность. Предоставить баланс за предшествующий период и попросить детализировать финансовое положение. Опытный специалист сделает это без труда, определив прибыль, убытки и т.д. Если это собеседование и такой документацией вы пока не готовы делиться, то для начала можно предоставить несколько первичных документов организации и посмотреть, как бухгалтер их «прочтет» и к чему отнесет.
Руководителям я бы посоветовала прислушиваться к своему бухгалтеру и не решать дела по принципу «директор по определению прав». В конечном итоге материальную ответственность несет бухгалтер и именно он сотрудничает с налоговой и прочими органами.
Кстати, если вы слышите от своего бухгалтера жалобы на них – это плохой знак. Скорее всего, там ему часто указывают на ошибки, и это может вылиться для вас в проблему. Для лучшего контроля бухучета обязательно нужно вести внутреннюю отчетность, которую ежемесячно бухгалтер в понятной форме предоставляет руководителю.
Также я бы советовала предпринимателям самим вникать в требования по ведению бухгалтерского учета, чтобы знать, какие книги, формы, бланки, в какие органы и в какие сроки должны предоставляться.
Что касается формы сотрудничества с бухгалтером, то ее лучше выбирать исходя из объемов его работы. Если вы не можете предложить специалисту достойную зарплату или объем учета не настолько велик, чтобы содержать штатную единицу, то лучше сотрудничать по аутсорсингу, но с постоянным бухгалтером или фирмой, предоставляющей соответствующие услуги.
При этом не стесняйтесь спрашивать, скольких клиентов на данный момент обслуживает бухгалтер и с каким объемом работы. В среднем качественные услуги хороший специалист сможет оказать не более чем десяти постоянным клиентам.
Не советую экономить и нанимать малоопытного бухгалтера, готового ради стажа и получения опыта трудиться за небольшие деньги. Такая экономия может быть для вас чревата большими затратами впоследствии. Конечно, молодым специалистам нужно где-то нарабатывать опыт, но вряд ли вы захотите, чтобы ваше предприятие выступало в роли тренажера.
Это, конечно, не значит, что молодых нужно категорически избегать. Как видно из рассказанных выше историй, возраст и стаж еще не показатели хорошей работы. Но, выбирая бухгалтера, нужно учитывать все факторы. Это – ключевой человек в вашем бизнесе, и от того, насколько вы научитесь понимать друг друга, доверять и смотреть в одном направлении, зависит общий успех».
Подытоживая истории и советы, предлагаем список основных аспектов, на которые нужно обратить внимание при поиске бухгалтера для вашего предприятия.
Елена ПРИХОДЬКО
iPhone 14 официально уже здесь, чтобы "разгромить" прошлогодний iPhone 13. Но стоит ли следовать ажиотажу, остаться
