Как наладить постоянный и эффективный контакт с удаленной командой

Как наладить постоянный и эффективный контакт с удаленной командой

21.01.2020 10:29



Руководители обязательно должны принять во внимание и использовать эти методы для повышения морального духа территориально разбросанных команд.

Современные начальники все чаще пытаются решить набирающую рост проблему – управление командами, которые находятся в разных местах. Управлять подчиненными можно лично, через кампус офисов или через приложения для видео и обмена мгновенными сообщениями.

Я – одна из таких начальников. Я работаю с командой, члены которой разбросаны по всей Канаде. Нас называют виртуальной, удаленной командой.

«Виртуальный» руководитель обычно определяется как тот, кто управляет людьми для достижения общей цели, используя технологии для связи с командой, находящейся в разных часовых поясах и местах.

Из нашей команды некоторые сидят в нескольких метрах от меня, в открытом пространстве, и отделены друг от друга только мониторами. Другие расположены на этом же этаже, но разделены стеной или двумя. Один переехал в провинцию в прошлом году. Остальная часть команды находится за проливом Джорджия, между островом Ванкувер и материком.

Задачи виртуального лидерства

Почему я предполагаю, что управлять командами в разных регионах еще сложнее, чем людьми, находящимися рядом?
Потому что у нас уже есть шесть общих проблем лидерства с управлением в обычных командах:
  • Цель: разработка причин, которые будут мотивировать членов команды учиться и расти вместе с бизнесом. 
  • Фокус: расставить приоритеты с наивысшей наградой (выгодой), чтобы наши клиенты были довольны товаром/услугой.
  • Руководство: развитие команд из любого состояния производительности в более высокое, поэтому превосходство – это постоянная цель.
  • Изменение: развитие умения чувствовать себя комфортно в дискомфортной среде. Важно получить умение работать и добиваться успеха в изменяющейся обстановке.
  • Рост: развивающиеся в своей специализации члены команды, которые хотят стать экспертами и лидерами, чтобы сплотить вокруг себя больше профессионалов.
  • Отношения: создание правильной обстановки для работы с сотрудниками, чтобы вы могли влиять на принятие решений на всех уровнях организации.
Однако дополнительный «уровень сложности» появляется в тот момент, когда нам необходимо работать с командами вне нашего физического окружения.

Показатель хорошего виртуального лидерства

Большое количество сообщений, которые руководитель отправляет членам команды, может быть надежным показателем отличного виртуального руководства. В ходе исследования, проведенного Брендой Лауч, Эллен Эрнст Косек и Сьюзан Итон, была проанализирована частота общения между менеджерами и командами в разных местах.

В исследовании участвовал один менеджер, который смог особенно выделиться.

Команда, которой он руководил, была отмечена своим «превосходным» моральным духом. Разница между ним и другими менеджерами заключалась в высоком качестве взаимодействия, которое он имел со своей командой. Качество в данном случае – это 32 контакта в неделю со своими сотрудниками. Достижение, которое затмило все остальные.

изображение носит иллюстративный характер

Дистанционный коучинг в высокоэффективной команде

Он переехал на западное побережье из Онтарио в 2017 году и с тех пор продолжает тренировать свою спортивную команду по гребле на лодках-«драконах» удаленно. Когда Гэвин Максвелл задумал издалека возглавить команду виртуально, он поделился со мной своим планом.

"– Но вы не можете тренировать спортивную команду виртуально, я никогда об этом не слышала!"

Это была критическая реакция, которой я не горжусь. И, к счастью, для своего будущего успеха он ее не слушал.

Вместо этого, как тренер мирового класса по dragon boat (один из самых динамично развивающихся видов спорта в мире и лучшее решение в построении командного духа и формирования команды), он разговаривал со своей командой целых 77 раз за одну неделю.

Он посещает только два-три раза в год тренировочные лагеря и регаты. Он использует Whatsapp постоянно, чтобы оставаться на связи со своими помощниками-тренерами и командой из примерно 50 гребцов. Они говорят о посещаемости тренировок, производительности, командных составах и личных максимумах и минимумах в достижениях.

Они завоевали бесчисленное количество золотых, серебряных и бронзовых медалей, соревнуясь с немецкими, китайскими и канадскими командами. Несмотря на то что он не был на месте физически, их превосходство не уменьшилось; фактически оно улучшилось!

77 раз в неделю, т.е. 11 раз в день. Все для того, чтобы убедиться, что каждое его сообщение является понятным всем и команда остается сосредоточенной. Они ежедневно получают конкретные поручения, поддержку и ободрение своего тренера.

20 июля 2019 г. эта команда выиграла канадский чемпионат Dragon Boat на невероятно конкурентной арене. Эта крупная победа доказывает, что дистанционное руководство может работать, и частая связь является для этого основным «секретным оружием».

Моя частота общения была слишком низкой

Я подсчитала все свои рабочие короткие сообщения, потому что это был самый быстрый способ получить базовое измерение моей частоты общения с сотрудниками. Конечно, я могла бы подсчитать личные встречи, электронные письма и другие типы взаимодействий, но я искала самый простой индикатор.

Для контекста отношений я также подсчитала количество сообщений с моим партнером, лучшим другом и семьей. Вот такие результаты я получила:
  • С моим лучшим другом из другого города: 58
  • С моим партнером: 40
  • С моими родителями из другого города: 15
  • С моими непосредственными членами команды: 5-13 (!)
Столкнувшись с этим ужасно низким количеством текстовых сообщений для моей команды, я сразу же попыталась защитить свою позицию лично для себя. Я рассудила, что этот результат не был плохим, потому что на той неделе были и другие разговоры через личные, видео и групповые чаты.

Однако ноющее сомнение чего-то упущенного заставило меня потребовать от себя большего.

Доказательства, открывшие мне, что команда с высоким моральным духом работает лучше, сподвигли меня измениться. Я поставила себе новую цель, чтобы увеличить количественные показатели моего взаимодействия. Понимая, что рабочие отношения отличаются от личных, я установила норму: 20 сообщений в неделю.

Я поставила себе цель общаться каждый день с членами команды вне моего поля зрения. Я выделяла короткие промежутки времени для этого: узнавала о планах на предстоящие выходные, вчерашних событиях и настроении на сегодняшний день.

В ходе ежедневных бесед я пыталась решить общие проблемы руководства, что в итоге привело к определению основной модели моего поведения. Я представила ее в виде конкретных пунктов, каждый из которых соотносится с первоначальными шестью задачами лидерства: цель, фокус, руководство, изменение, рост и взаимоотношения.

1. Общайтесь каждый день

Я была очень разочарована, узнав, как мало я общалась с членами команды, которые были вне моего поля зрения. Количество дней, которые мы провели без взаимодействия, было значительным, потому что мы не были друг с другом в одном офисе, чтобы даже просто поздороваться.

Когда я начала целенаправленно расширять контакты с моей удаленной командой, я услышала мой внутренний ворчливый голос, говорящий, что это – не продуктивная работа. Но это не так. Задача лидера состоит в том, чтобы активно донести свое видение и устранить препятствия для лучшей работы команды. Если вы думаете, что работа – это только действие, вы столкнетесь с той же проблемой.

Цель: увязка индивидуальных интересов с бизнес-целями

Усиливать мысль команды о том, что их работа напрямую влияет на успех бизнеса, конечно же, значительно легче при личном контакте. Однако, управляя удаленными командами, вы можете сделать следующее:
  • Напишите поздравительное письмо, когда основные этапы будут выполнены, и свяжите их с бизнес-целями, например: «Вы достигли своей нормы продаж в этом месяце, это значит, что мы на 50% ближе к достижению нашей годовой цели».
  • Отпразднуйте достижения в видеоконференциях и обсудите, насколько счастливыми будут клиенты, например: «Ваша команда имела самый высокий балл удовлетворенности клиентов, и именно вы демонстрируете нашу главную задачу – счастливый клиент».
«Великие лидеры – это те, кто доверяет своей интуиции. Это те, кто понимает искусство раньше науки. Они завоевывают сердца быстрее, чем умы. Именно они начинают с вопроса «почему?» Саймон Синек

Фокус: сохраните новые идеи до завершения текущих крупных проектов

Когда мы делимся своими идеями лично, гораздо легче отбросить их как просто идеи на более поздний срок. Однако для команд, которые в основном полагаются на общение в чатах, письменное сообщение может быть неверно истолковано. Всего лишь версия какой-то абстрактной идеи может выглядеть для них как новая реальная задача.
  • Создайте индивидуальные заметки для каждого члена команды в блокноте.
  • Записывайте идеи для этого человека, когда они к вам приходят.
  • Не торопитесь, чтобы сообщить о новых мероприятиях и целях в подходящее время.
Руководство: стремление к совершенству в предоставлении постоянной конкретной обратной связи в письменной форме

Менеджерам часто бывает легче поздравить члена команды с хорошо выполненной работой лично, потому что для этого достаточно всего нескольких слов и похлопывания по спине. То же самое верно и для того, чтобы отвести члена команды в сторону, чтобы дать конструктивную обратную связь.

Менеджеры могут отложить предоставление положительных и улучшающих советов удаленным членам команды, потому что это занимает больше времени, чтобы записать его или заказать видеозвонок. Из-за такой задержки удаленные члены команды реже говорят о совершенствовании и развитии. Одновременно с этим меньшее число обсуждений может привести к тому, что работа над качествами сотрудника потребует более длительного времени.
  • Напишите положительный отзыв, используя формулу: Вы показали (вставить отношение) с (вставить действие), я (высоко) оценил ваш (вставить стиль мышления) подход!
  • Слова для термина «отношения» – позитивность, энергичность, активность, гибкость, преданность делу, надежность.
  • Слова для «стиля мышления» – инновационный, совместный, адаптивный.
Пример: «Вы показали высокую активность с презентацией, которую вы представили, я высоко оценил ваш инновационный подход!»


Изменение: практика и наблюдение

Когда вносятся изменения и команда их не придерживается, это легче заметить лично. Лидеры могут быть введены в заблуждение, думая, что онлайн-команды придерживаются нового метода, когда на самом деле они этого не делают.
  • Следите за новыми изменениями каждые несколько недель или дней.
  • Спросите у команды, что работает и не работает, чтобы преодолеть любые барьеры для внедрения изменений.
Рост: активное обсуждение возможностей профессионального развития

Дискуссии о возможностях карьерного роста между сотрудниками и лидерами в целом могут быть легко отведены «на второй план». Однако с удаленными работниками они и вовсе могут быть забыты насовсем. Как правило, все менеджеры стараются уделить большее внимание исключительно проекту. Поэтому вам стоит планировать видеоконференции для поддержки членов онлайн-команды с текущими планами профессионального развития.
  • Запланируйте ежемесячное время, когда разговор с сотрудником сосредоточен только на его потребностях.
  • Установите повестки дня, которые относятся к будущим надеждам и пожеланиям сотрудника.
Отношения: улучшайте отношения, общаясь о вещах, никак не связанных с работой

Одной из основных проблем лидерства является развитие доверительных отношений с членами команды. Это может занять больше времени в случае с командами, которые не работают рядом с вами.
«Заглушите» свой внутренний голос, который говорит, что ежедневный чат – это несущественная работа. Если мы рассматриваем эти чаты как проявление заботы о наших удаленных командах, то это именно тот тип работы, за который отвечает каждый «виртуальный» руководитель.
  • Повторите себе, что это – ценная работа для лидера. 
  • Затем откройте окно чата и скажите: «Привет!»
  • Спросите о чем-нибудь отвлеченном: «Какой напиток вы пьете по утрам?» или «Вы следите за финалом КХЛ?» 
Мне самой пришлось побороть желание все разговоры начинать с вопросов, связанных с работой. Часто приходилось напоминать себе, что я закладываю фундамент для открытого общения, поэтому разговоры о работе в определенные моменты не нужны. Однако поначалу начинать с личного вопроса было неловко. И мне хотелось сказать себе, что об этом я поговорю с ним позже, когда мы встретимся с глазу на глаз. Но этого дня, по самым разным причинам, может и не быть. Поэтому просто сделайте это сейчас!


2. Выражайте свои чувства с помощью эмодзи, смайликов или описательных слов

Контекстуальные ощущения отсутствуют в обычном текстовом сообщении. Проверьте эту теорию самостоятельно, просмотрев свои последние чаты, и вставьте описательные слова или смайлики, чтобы увидеть само преобразование сообщения.
Я предпочитаю искать уникальные смайлики, чтобы наилучшим образом объяснить мои эмоции. Есть три варианта на выбор в зависимости от уровня комфорта и доступного времени. Сочетание описательных слов, смайликов или эмодзи можно выбрать из списка ниже.
  • Добавьте одно из самых распространенных эмодзи, которое опишет ваше чувство.
  • Добавьте слова, описывающие ваши эмоции (будь то счастлив, опечален, разгневан или что-то еще).
  • Добавьте традиционные смайлики типа =D или :) или :( для альтернативы.

Важность частого общения

Любой лидер, имеющий удаленную команду, должен рассмотреть возможность оживления их коммуникации. Создание продуктивного онлайн-взаимодействия между компаниями и клиентами – это горячая тема. Таким же должен быть вопрос о взаимодействии руководителей и членов удаленной команды.

Частота общения с членами моей команды на местах, естественно, выше. Но физическая дистанция не должна быть барьером. Каждый чат, который я инициировала, сопровождался примерно шестью сообщениями в общей сложности. Я была воодушевлена. С пятидневной рабочей неделей очень разумно отправлять около 30 сообщений в неделю.

Эти 30, или около того, сообщений, отправленных руководителем, могут стать целью, желаемым результатом. Для тех из нас, кто начинает свой путь, отправка трех-шести сообщений в день вполне достижима. И это – моя стартовая цель.

Я рада, что продолжаю развивать свой стиль лидерства в управлении разными командами. В чатах на этой неделе мои коллеги и я обменялись некоторыми приятными вещами. Я была искренне благодарна, что мы продуктивно и тепло поговорили, и каждая виртуальная беседа вызвала улыбку на моем лице. :)
Подписывайтесь и читайте новости от ITквариат раньше всех в нашем Telegram-канале!
Поделитесь этой новостью с друзьями!

Автор: Ви Лю. Перевод: Анастасия Прокопенко

VIA


Заметили ошибку? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Enter!


выбрать фон