Как наладить постоянный и эффективный контакт с удаленной командой

21.01.2020 10:29

Руководители обязательно должны принять во внимание и использовать эти методы для повышения морального духа территориально разбросанных команд.

Современные начальники все чаще пытаются решить набирающую рост проблему – управление командами, которые находятся в разных местах. Управлять подчиненными можно лично, через кампус офисов или через приложения для видео и обмена мгновенными сообщениями.

Я – одна из таких начальников. Я работаю с командой, члены которой разбросаны по всей Канаде. Нас называют виртуальной, удаленной командой.

«Виртуальный» руководитель обычно определяется как тот, кто управляет людьми для достижения общей цели, используя технологии для связи с командой, находящейся в разных часовых поясах и местах.

Из нашей команды некоторые сидят в нескольких метрах от меня, в открытом пространстве, и отделены друг от друга только мониторами. Другие расположены на этом же этаже, но разделены стеной или двумя. Один переехал в провинцию в прошлом году. Остальная часть команды находится за проливом Джорджия, между островом Ванкувер и материком.

Задачи виртуального лидерства

Почему я предполагаю, что управлять командами в разных регионах еще сложнее, чем людьми, находящимися рядом?
Потому что у нас уже есть шесть общих проблем лидерства с управлением в обычных командах:

Цель: разработка причин, которые будут мотивировать членов команды учиться и расти вместе с бизнесом.
Фокус: расставить приоритеты с наивысшей наградой (выгодой), чтобы наши клиенты были довольны товаром/услугой.
Руководство: развитие команд из любого состояния производительности в более высокое, поэтому превосходство – это постоянная цель.
Изменение: развитие умения чувствовать себя комфортно в дискомфортной среде. Важно получить умение работать и добиваться успеха в изменяющейся обстановке.
Рост: развивающиеся в своей специализации члены команды, которые хотят стать экспертами и лидерами, чтобы сплотить вокруг себя больше профессионалов.
Отношения: создание правильной обстановки для работы с сотрудниками, чтобы вы могли влиять на принятие решений на всех уровнях организации.

Однако дополнительный «уровень сложности» появляется в тот момент, когда нам необходимо работать с командами вне нашего физического окружения.

Показатель хорошего виртуального лидерства

Большое количество сообщений, которые руководитель отправляет членам команды, может быть надежным показателем отличного виртуального руководства. В ходе исследования, проведенного Брендой Лауч, Эллен Эрнст Косек и Сьюзан Итон, была проанализирована частота общения между менеджерами и командами в разных местах.

В исследовании участвовал один менеджер, который смог особенно выделиться.

Команда, которой он руководил, была отмечена своим «превосходным» моральным духом. Разница между ним и другими менеджерами заключалась в высоком качестве взаимодействия, которое он имел со своей командой. Качество в данном случае – это 32 контакта в неделю со своими сотрудниками. Достижение, которое затмило все остальные.

изображение носит иллюстративный характер

Дистанционный коучинг в высокоэффективной команде

Он переехал на западное побережье из Онтарио в 2017 году и с тех пор продолжает тренировать свою спортивную команду по гребле на лодках-«драконах» удаленно. Когда Гэвин Максвелл задумал издалека возглавить команду виртуально, он поделился со мной своим планом.

"– Но вы не можете тренировать спортивную команду виртуально, я никогда об этом не слышала!"

Это была критическая реакция, которой я не горжусь. И, к счастью, для своего будущего успеха он ее не слушал.

Вместо этого, как тренер мирового класса по dragon boat (один из самых динамично развивающихся видов спорта в мире и лучшее решение в построении командного духа и формирования команды), он разговаривал со своей командой целых 77 раз за одну неделю.

Он посещает только два-три раза в год тренировочные лагеря и регаты. Он использует Whatsapp постоянно, чтобы оставаться на связи со своими помощниками-тренерами и командой из примерно 50 гребцов. Они говорят о посещаемости тренировок, производительности, командных составах и личных максимумах и минимумах в достижениях.

Они завоевали бесчисленное количество золотых, серебряных и бронзовых медалей, соревнуясь с немецкими, китайскими и канадскими командами. Несмотря на то что он не был на месте физически, их превосходство не уменьшилось; фактически оно улучшилось!

77 раз в неделю, т.е. 11 раз в день. Все для того, чтобы убедиться, что каждое его сообщение является понятным всем и команда остается сосредоточенной. Они ежедневно получают конкретные поручения, поддержку и ободрение своего тренера.

20 июля 2019 г. эта команда выиграла канадский чемпионат Dragon Boat на невероятно конкурентной арене. Эта крупная победа доказывает, что дистанционное руководство может работать, и частая связь является для этого основным «секретным оружием».

Моя частота общения была слишком низкой

Я подсчитала все свои рабочие короткие сообщения, потому что это был самый быстрый способ получить базовое измерение моей частоты общения с сотрудниками. Конечно, я могла бы подсчитать личные встречи, электронные письма и другие типы взаимодействий, но я искала самый простой индикатор.

Для контекста отношений я также подсчитала количество сообщений с моим партнером, лучшим другом и семьей. Вот такие результаты я получила:

С моим лучшим другом из другого города: 58
С моим партнером: 40
С моими родителями из другого города: 15
С моими непосредственными членами команды: 5-13 (!)

Столкнувшись с этим ужасно низким количеством текстовых сообщений для моей команды, я сразу же попыталась защитить свою позицию лично для себя. Я рассудила, что этот результат не был плохим, потому что на той неделе были и другие разговоры через личные, видео и групповые чаты.

Однако ноющее сомнение чего-то упущенного заставило меня потребовать от себя большего.

Доказательства, открывшие мне, что команда с высоким моральным духом работает лучше, сподвигли меня измениться. Я поставила себе новую цель, чтобы увеличить количественные показатели моего взаимодействия. Понимая, что рабочие отношения отличаются от личных, я установила норму: 20 сообщений в неделю.

Я поставила себе цель общаться каждый день с членами команды вне моего поля зрения. Я выделяла короткие промежутки времени для этого: узнавала о планах на предстоящие выходные, вчерашних событиях и настроении на сегодняшний день.

В ходе ежедневных бесед я пыталась решить общие проблемы руководства, что в итоге привело к определению основной модели моего поведения. Я представила ее в виде конкретных пунктов, каждый из которых соотносится с первоначальными шестью задачами лидерства: цель, фокус, руководство, изменение, рост и взаимоотношения.

1. Общайтесь каждый день

Я была очень разочарована, узнав, как мало я общалась с членами команды, которые были вне моего поля зрения. Количество дней, которые мы провели без взаимодействия, было значительным, потому что мы не были друг с другом в одном офисе, чтобы даже просто поздороваться.

Когда я начала целенаправленно расширять контакты с моей удаленной командой, я услышала мой внутренний ворчливый голос, говорящий, что это – не продуктивная работа. Но это не так. Задача лидера состоит в том, чтобы активно донести свое видение и устранить препятствия для лучшей работы команды. Если вы думаете, что работа – это только действие, вы столкнетесь с той же проблемой.

Цель: увязка индивидуальных интересов с бизнес-целями

Усиливать мысль команды о том, что их работа напрямую влияет на успех бизнеса, конечно же, значительно легче при личном контакте. Однако, управляя удаленными командами, вы можете сделать следующее:

Напишите поздравительное письмо, когда основные этапы будут выполнены, и свяжите их с бизнес-целями, например: «Вы достигли своей нормы продаж в этом месяце, это значит, что мы на 50% ближе к достижению нашей годовой цели».
Отпразднуйте достижения в видеоконференциях и обсудите, насколько счастливыми будут клиенты, например: «Ваша команда имела самый высокий балл удовлетворенности клиентов, и именно вы демонстрируете нашу главную задачу – счастливый клиент».

«Великие лидеры – это те, кто доверяет своей интуиции. Это те, кто понимает искусство раньше науки. Они завоевывают сердца быстрее, чем умы. Именно они начинают с вопроса «почему?» Саймон Синек

Фокус: сохраните новые идеи до завершения текущих крупных проектов

Когда мы делимся своими идеями лично, гораздо легче отбросить их как просто идеи на более поздний срок. Однако для команд, которые в основном полагаются на общение в чатах, письменное сообщение может быть неверно истолковано. Всего лишь версия какой-то абстрактной идеи может выглядеть для них как новая реальная задача.

Создайте индивидуальные заметки для каждого члена команды в блокноте.
Записывайте идеи для этого человека, когда они к вам приходят.
Не торопитесь, чтобы сообщить о новых мероприятиях и целях в подходящее время.

Руководство: стремление к совершенству в предоставлении постоянной конкретной обратной связи в письменной форме

Менеджерам часто бывает легче поздравить члена команды с хорошо выполненной работой лично, потому что для этого достаточно всего нескольких слов и похлопывания по спине. То же самое верно и для того, чтобы отвести члена команды в сторону, чтобы дать конструктивную обратную связь.

Менеджеры могут отложить предоставление положительных и улучшающих советов удаленным членам команды, потому что это занимает больше времени, чтобы записать его или заказать видеозвонок. Из-за такой задержки удаленные члены команды реже говорят о совершенствовании и развитии. Одновременно с этим меньшее число обсуждений может привести к тому, что работа над качествами сотрудника потребует более длительного времени.

Напишите положительный отзыв, используя формулу: Вы показали (вставить отношение) с (вставить действие), я (высоко) оценил ваш (вставить стиль мышления) подход!
Слова для термина «отношения» – позитивность, энергичность, активность, гибкость, преданность делу, надежность.
Слова для «стиля мышления» – инновационный, совместный, адаптивный.

Пример: «Вы показали высокую активность с презентацией, которую вы представили, я высоко оценил ваш инновационный подход!»

Изменение: практика и наблюдение

Когда вносятся изменения и команда их не придерживается, это легче заметить лично. Лидеры могут быть введены в заблуждение, думая, что онлайн-команды придерживаются нового метода, когда на самом деле они этого не делают.

Следите за новыми изменениями каждые несколько недель или дней.
Спросите у команды, что работает и не работает, чтобы преодолеть любые барьеры для внедрения изменений.

Рост: активное обсуждение возможностей профессионального развития

Дискуссии о возможностях карьерного роста между сотрудниками и лидерами в целом могут быть легко отведены «на второй план». Однако с удаленными работниками они и вовсе могут быть забыты насовсем. Как правило, все менеджеры стараются уделить большее внимание исключительно проекту. Поэтому вам стоит планировать видеоконференции для поддержки членов онлайн-команды с текущими планами профессионального развития.

Запланируйте ежемесячное время, когда разговор с сотрудником сосредоточен только на его потребностях.
Установите повестки дня, которые относятся к будущим надеждам и пожеланиям сотрудника.

Отношения: улучшайте отношения, общаясь о вещах, никак не связанных с работой

Одной из основных проблем лидерства является развитие доверительных отношений с членами команды. Это может занять больше времени в случае с командами, которые не работают рядом с вами.
«Заглушите» свой внутренний голос, который говорит, что ежедневный чат – это несущественная работа. Если мы рассматриваем эти чаты как проявление заботы о наших удаленных командах, то это именно тот тип работы, за который отвечает каждый «виртуальный» руководитель.

Повторите себе, что это – ценная работа для лидера.
Затем откройте окно чата и скажите: «Привет!»
Спросите о чем-нибудь отвлеченном: «Какой напиток вы пьете по утрам?» или «Вы следите за финалом КХЛ?»

Мне самой пришлось побороть желание все разговоры начинать с вопросов, связанных с работой. Часто приходилось напоминать себе, что я закладываю фундамент для открытого общения, поэтому разговоры о работе в определенные моменты не нужны. Однако поначалу начинать с личного вопроса было неловко. И мне хотелось сказать себе, что об этом я поговорю с ним позже, когда мы встретимся с глазу на глаз. Но этого дня, по самым разным причинам, может и не быть. Поэтому просто сделайте это сейчас!

2. Выражайте свои чувства с помощью эмодзи, смайликов или описательных слов

Контекстуальные ощущения отсутствуют в обычном текстовом сообщении. Проверьте эту теорию самостоятельно, просмотрев свои последние чаты, и вставьте описательные слова или смайлики, чтобы увидеть само преобразование сообщения.
Я предпочитаю искать уникальные смайлики, чтобы наилучшим образом объяснить мои эмоции. Есть три варианта на выбор в зависимости от уровня комфорта и доступного времени. Сочетание описательных слов, смайликов или эмодзи можно выбрать из списка ниже.

Добавьте одно из самых распространенных эмодзи, которое опишет ваше чувство.
Добавьте слова, описывающие ваши эмоции (будь то счастлив, опечален, разгневан или что-то еще).
Добавьте традиционные смайлики типа =D или :) или :( для альтернативы.

Важность частого общения

Любой лидер, имеющий удаленную команду, должен рассмотреть возможность оживления их коммуникации. Создание продуктивного онлайн-взаимодействия между компаниями и клиентами – это горячая тема. Таким же должен быть вопрос о взаимодействии руководителей и членов удаленной команды.

Частота общения с членами моей команды на местах, естественно, выше. Но физическая дистанция не должна быть барьером. Каждый чат, который я инициировала, сопровождался примерно шестью сообщениями в общей сложности. Я была воодушевлена. С пятидневной рабочей неделей очень разумно отправлять около 30 сообщений в неделю.

Эти 30, или около того, сообщений, отправленных руководителем, могут стать целью, желаемым результатом. Для тех из нас, кто начинает свой путь, отправка трех-шести сообщений в день вполне достижима. И это – моя стартовая цель.

Я рада, что продолжаю развивать свой стиль лидерства в управлении разными командами. В чатах на этой неделе мои коллеги и я обменялись некоторыми приятными вещами. Я была искренне благодарна, что мы продуктивно и тепло поговорили, и каждая виртуальная беседа вызвала улыбку на моем лице. :)

Подписывайтесь и читайте новости от ITквариат раньше всех в нашем Telegram-канале!

Поделитесь этой новостью с друзьями!

Автор: Ви Лю. Перевод: Анастасия Прокопенко

VIA