Как автоматические ответы на электронную почту спасают удаленных сотрудников от выгорания

от: 18-03-2022 21:41 | раздел: 4Бизнес

изображение носит иллюстративный характер

Когда я неожиданно перешла на удаленную работу, еще задолго до эпидемии коронавируса, я, кажется, довольно быстро нашла себя в этой повседневной рутине. И под "рутиной" я подразумеваю "полный хаос". Моим рабочим пространством стала, в буквальном смысле, моя кровать. Спортивные штаны, в которых я спала по ночам днем становились мой рабочей одеждой. Герои сериалов, которые шли фоном у меня за спиной, были моими "офисными сотрудниками". А мой личный Gmail, по совместительству, стал моим рабочим почтовым ящиком.

Несомненно, все это – список того, что вы точно не должны делать, работая дома. Но, как я объяснила сама себе, моя ситуация была только временной, пока она не стала моей повседневностью на долгие месяцы. Время шло, и я начала понимать, что удаленная работа на фрилансе стала моей карьерой. И, как и любая карьера, она сопровождалась контактами, контрактами и множеством (это мягко сказано) писем.

О, эти письма! Как только я поняла, что зарабатывать на жизнь можно и дома, я привела себя в порядок: я выделила отдельное место для каждодневной работы, отучилась включать сериалы фоном и наконец надела нормальную одежду вместо спортивных штанов. Но единственное, что я так и не научилась контролировать, - это мой почтовый ящик. Большая часть рабочих документов и статей, которые я делаю, получали обратную связь в виде сотен писем с моем почтовом ящике. И это не считая новых заданий, информационных бюллетеней, приглашений на дни рождения, скидочных купонов, сетевых посланий, и счетов.

Дошло до того, что каждые 15 минут я проверяла свой почтовый ящик, будучи убежденной, что, что если бы я этого не сделала, я упустила бы что-то невероятно важное. Как мазохист, я оставляла на экране окно Gmail независимо от того, что я делала в данный момент, позволяя ему дразнить меня в течение всего дня.

Научные исследования показали, что перегрузка электронной почты напрямую связана со стрессом на работе, и это на самом деле стало обычной частью любого моего дня.

Переломный момент пришел ко мне не от выгорания или всепоглощающей тревоги - хотя я определенно чувствовала обе эти вещи – а от личной трагедии. Скончался мой близкий родственник, и я на несколько дней просто выпала из окружающей действительности. Само собой, я не проверяла свою электронную почту в течение всего этого времени.

Когда я наконец-то вернулась в Сеть и увидела эту стену ожидающих меня сообщений, у меня в голове что-то щелкнуло: я оставила их непрочитанными в течение нескольких дней, и почти ничего страшного не произошло. Я пропустила всего одно задание, причем такое, которое я могла сделать не слишком срочно. Может быть, я могла бы перестать проверять свой почтовый ящик по нескольку раз в час? Да, могла! И эта мысль была замечательной – хватит одного или двух раз в день. Мне просто нужен был способ сделать это.

И так у меня появился автоответчик:
"Здравствуйте!
Спасибо за ваше сообщение! Из-за большого количества писем, которые я получаю, я проверяю свою почту только два раза в день.
Если вы – мой босс, и это срочно, пожалуйста, позвоните мне!
Если вы PR-представитель, НЕ звоните и не пишите мне никогда. Я точно прочитала ваше письмо, но я отвечаю только на рекламные материалы, которые мне интересны, и, если это не так, то вы не получали от меня никакого ответа.
Если же вы не попадаете ни в одну из указанных выше категорий, я отвечу на ваше письмо как только смогу.
Всего наилучшего,
Мария"

И представьте себе! Это отлично сработало! У заказчиков, с которыми я работаю, уже есть мой номер телефона. (Я обязательно включаю его в каждый контракт, который я подписываю.) И я сообщаю кому нужно, буду ли я продолжать с ними общение. Спустя несколько дней после того, как я настроила автоответчик, я вошла в систему одним утром и посмотрела на то, насколько меньше стал поток электронных писем. Тогда я испытала то, что показалось мне глотком свежего воздуха.

В конце концов, моя работа - это не просто отвечать на электронные письма, и я уверена, что и ваша не будет такой. Как написала однажды эссеистка Мелисса Фебос: "Если бы я отвечала на все вопросы, я бы не написала почти ничего". Проверка электронной почты несколько раз в день выглядит как работа, но на самом деле это не так. И когда мы контролируем наши почтовые ящики, мы можем больше времени и энергии уделять актуальным задачам.

Теперь я могу выбросить электронную почту из головы, чтобы сосредоточиться на том, что мне действительно нужно делать, - и даже иногда делать небольшой перерыв, чтобы расслабиться с очередными эпизодами любимых сериалов.

Мария дель Руссо

Подписывайтесь и читайте новости от ITквариат раньше остальных в нашем Telegram-канале !

Заметили ошибку? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Enter!