itkvariat

    Правила ведения деловой переписки. Советы специалиста




    Бизнес-коммуникация сегодня – важный и неотъемлемый элемент бизнес-процесса. Ежедневно каждый из нас коммуницирует используя различные инструменты. При этом личные беседы довольно часто заменяются общением в мессенджерах. Выбор из огромного количества каналов связи позволяет сделать эти диалоги комфортными и разнообразными.   

    Для каждого человека важно, чтобы уважали не только его самого, но его время и спокойствие» - говорит специалист. Поэтому, прежде чем вести любые переписки с собеседником, необходимо изначально договориться каким цифровым каналом связи предпочтительнее пользоваться. При этом для более быстрого и комфортного общения, важно, чтобы оба собеседника владели этими мессенджерами.

    Выбор средства связи

    - Zoom, Skype отлично подойдет тем, кому часто приходиться созваниваться на совещаниях;
    - Telegram, WhatsApp, Viber подходит при быстром обмене данными;
    - Facebook, «Вконтакте» не приватные сети, предназначены каждая из которой для отдельной целевой аудитории и если обе стороны уже хорошо знакомы, либо только начинают контакт. 


    Основные правила делового общения

    1. Минимизируйте аудио. Если есть возможность – пишите, так как аудиосообщения бывает порой сложно прослушать. Ведь для этого необходимы дополнительные факторы (наушники, тишина, концентрация). А также среди звуковых сообщений сложно настроить функцию поиска. В прочем, если такой возможности нет, то дублируйте все текстом.
    2. Будьте грамотными. В любом приложении есть функция исправления ошибок. Так используйте ее. Не забывайте про знаки препинания. Очень легко можно тем самым испортить свою репутацию делового человека.
    3. Каждую мысль отправляете одним посланием. Нет необходимости красочно и подробно описывать собеседнику суть. Важно кратко и лаконично преподнести информацию, в которой будет основная суть. 
    4. Звонок – по согласованию сторон. Многие не отвечают на незнакомые номера и попросту не звук на телефоне выключают. Поэтому при совершении вызова заранее договоритесь о контакте.
    5. Быстрота ответа. При ведении переписки не заставляйте собеседника долго ждать ответа. Молчание не приведет к положительному результату. Любая реакция спасет положение, даже если это будет краткий ответ о том, что ответите позже.
    6. Искренность лучше всего. Лучше прямо задавать вопрос и точно формулировать задачи.
    7. Любые эмоции излишне. Будь то негатив или лирика, в деловой переписке не место настроениям. Лучше излагать свои мысли кратко и по делу.
    8. Все правила обговариваются заранее. Каким мессенждером пользоваться, отправка файлов, использование аудиосообщений, время звонка – все эти вопросы лучше согласовать перед ведении переписки.
    9. Деловая вежливость. Хоть и короткие сообщения немного опускают деловой этикет, но правила общения остаются и в интернет-переписке.
    10. Структурирование переписки. Хоть и общение происходит в мессенджере, но про правильное построение общения забывать не стоит. Разделение должны быть как минимум на приветствие, цель, вопроса или призыва к действию.
    11. Использование возможностей мгновенных сообщений. Это могут быть как поиск по ключевым словам, форматирование текста, эмодзи для реакций, треды для создания ветки диалога, reply помогает ответить на конкретное сообщение, упоминание человека помогает в групповой беседе, отправка файлов. 
    Как и где можно применить деловое общение по переписке

    Цели, которые помогают закрыть различные потребности от приветствия в компании до реализации крупных сделок. А также могут применяться:
    - в трудоустройстве на работу,
    - в представлении новых товаров и услуг,
    - в передаче информации,
    - в разрешении конфликтных ситуаций,
    - в получении поддержки или критике.


    Ошибки, которые мешают в общении
    1. Применение канцеляризмов. Уберите из сообщения речевые штампы, сложные фразы, ненужные речевые структуры. Проверьте текст на сокращения и все ли профессиональные слова понятны, особенно если они имеют иностранное происхождение.
    2. Убираем из сообщения любые раздражители. Это может быть написание текста, используя только заглавные буквы, приказной тон или псевдовежливость.
    3. Негативные послания, драматизм или претензии вместо аргументов, переход на личность. 
    4. Перекладывание ответственности.
    Манипуляции также могут присутствовать в общении. Но это принуждение собеседника к выполнению какого-либо действия часто вызывает неприятное чувство долга. У собеседника появляется нежелание продолжать вести беседу. Поэтому стараться не прибегать к манипулированию другими.


    Важно помнить, что общение должно производить приятное впечатление. Структура послания должна иметь приветствие, цель, уточнения. И перед отправкой сообщения лучше прочитать несколько раз, чтобы исключить ошибки, опечатки или любые манипуляции. Для повышения в своих знаниях в правилах деловой переписке, существует масса книг, которые могут помочь. Так что договориться можно обо всем, важно не забывать про основные правила.


    Марина Матюшина


    Заметили ошибку? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Enter!  
    Поделитесь этой новостью с друзьями!


    Подписывайтесь и читайте новости от ITквариат раньше остальных в нашем Telegram-канале !





    И еще на эту тему...
  • Как маркетологи могут применить SEO в период кризиса
  • Тренды в развитии логистических и курьерских компаний
  • Что вам не договаривают об управлении продуктом или Как стать успешным продукт-менеджером
  • Как разные типы людей могут помогать и/или мешать эффективному развитию вашей компании
  • 10 грамотных бизнес-шагов, которые вы можете сделать уже сегодня
  • Комплексный мониторинг IT-инфраструктуры
  • Какие приемы можно использовать во время проведения собеседований IT-специалистов
  • 9 способов сделать социальный контент доступным для всех
  • Как правильно продать готовый онлайн-бизнес
  • Цифровые онлайн-платформы — новая точка роста в банках
  • Перспективы развития банкоматного бизнеса
  • Как ускорить цифровую трансформацию
  • 4 уровня цифровой трансформации
  • NFT-токены: что это и зачем? Разбираемся в актуальных вопросах
  • Как работать удаленно и не потерять продуктивность?
  • Эпидемиям назло! Инструкция для тех, кто из-за карантина COVID-19 вынужден работать удаленно
  • Как наладить постоянный и эффективный контакт с удаленной командой
  • Шеринг: весь мир в аренду
  • Беларусь - IT-страна. Есть ли у отечественных разработчиков перспективы работать на внутренний рынок или наше будущее в "аутсорсинге"?
  • 8 книг, которые действительно помогут вам разбогатеть






Самое популярное
    

Недавно...


Наши друзья
Сервисный центр Five Service

Sportiv


Магазин кабелей и аксессуаров UGREEN

Самоклейкин

Смарт

Студия 3D-печати PRO3D





Правила ведения деловой переписки. Советы специалиста




Бизнес-коммуникация сегодня – важный и неотъемлемый элемент бизнес-процесса. Ежедневно каждый из нас коммуницирует используя различные инструменты. При этом личные беседы довольно часто заменяются общением в мессенджерах. Выбор из огромного количества каналов связи позволяет сделать эти диалоги комфортными и разнообразными.   

Для каждого человека важно, чтобы уважали не только его самого, но его время и спокойствие» - говорит специалист. Поэтому, прежде чем вести любые переписки с собеседником, необходимо изначально договориться каким цифровым каналом связи предпочтительнее пользоваться. При этом для более быстрого и комфортного общения, важно, чтобы оба собеседника владели этими мессенджерами.

Выбор средства связи

- Zoom, Skype отлично подойдет тем, кому часто приходиться созваниваться на совещаниях;
- Telegram, WhatsApp, Viber подходит при быстром обмене данными;
- Facebook, «Вконтакте» не приватные сети, предназначены каждая из которой для отдельной целевой аудитории и если обе стороны уже хорошо знакомы, либо только начинают контакт. 


Основные правила делового общения

  1. Минимизируйте аудио. Если есть возможность – пишите, так как аудиосообщения бывает порой сложно прослушать. Ведь для этого необходимы дополнительные факторы (наушники, тишина, концентрация). А также среди звуковых сообщений сложно настроить функцию поиска. В прочем, если такой возможности нет, то дублируйте все текстом.
  2. Будьте грамотными. В любом приложении есть функция исправления ошибок. Так используйте ее. Не забывайте про знаки препинания. Очень легко можно тем самым испортить свою репутацию делового человека.
  3. Каждую мысль отправляете одним посланием. Нет необходимости красочно и подробно описывать собеседнику суть. Важно кратко и лаконично преподнести информацию, в которой будет основная суть. 
  4. Звонок – по согласованию сторон. Многие не отвечают на незнакомые номера и попросту не звук на телефоне выключают. Поэтому при совершении вызова заранее договоритесь о контакте.
  5. Быстрота ответа. При ведении переписки не заставляйте собеседника долго ждать ответа. Молчание не приведет к положительному результату. Любая реакция спасет положение, даже если это будет краткий ответ о том, что ответите позже.
  6. Искренность лучше всего. Лучше прямо задавать вопрос и точно формулировать задачи.
  7. Любые эмоции излишне. Будь то негатив или лирика, в деловой переписке не место настроениям. Лучше излагать свои мысли кратко и по делу.
  8. Все правила обговариваются заранее. Каким мессенждером пользоваться, отправка файлов, использование аудиосообщений, время звонка – все эти вопросы лучше согласовать перед ведении переписки.
  9. Деловая вежливость. Хоть и короткие сообщения немного опускают деловой этикет, но правила общения остаются и в интернет-переписке.
  10. Структурирование переписки. Хоть и общение происходит в мессенджере, но про правильное построение общения забывать не стоит. Разделение должны быть как минимум на приветствие, цель, вопроса или призыва к действию.
  11. Использование возможностей мгновенных сообщений. Это могут быть как поиск по ключевым словам, форматирование текста, эмодзи для реакций, треды для создания ветки диалога, reply помогает ответить на конкретное сообщение, упоминание человека помогает в групповой беседе, отправка файлов. 
Как и где можно применить деловое общение по переписке

Цели, которые помогают закрыть различные потребности от приветствия в компании до реализации крупных сделок. А также могут применяться:
- в трудоустройстве на работу,
- в представлении новых товаров и услуг,
- в передаче информации,
- в разрешении конфликтных ситуаций,
- в получении поддержки или критике.


Ошибки, которые мешают в общении
  1. Применение канцеляризмов. Уберите из сообщения речевые штампы, сложные фразы, ненужные речевые структуры. Проверьте текст на сокращения и все ли профессиональные слова понятны, особенно если они имеют иностранное происхождение.
  2. Убираем из сообщения любые раздражители. Это может быть написание текста, используя только заглавные буквы, приказной тон или псевдовежливость.
  3. Негативные послания, драматизм или претензии вместо аргументов, переход на личность. 
  4. Перекладывание ответственности.
Манипуляции также могут присутствовать в общении. Но это принуждение собеседника к выполнению какого-либо действия часто вызывает неприятное чувство долга. У собеседника появляется нежелание продолжать вести беседу. Поэтому стараться не прибегать к манипулированию другими.


Важно помнить, что общение должно производить приятное впечатление. Структура послания должна иметь приветствие, цель, уточнения. И перед отправкой сообщения лучше прочитать несколько раз, чтобы исключить ошибки, опечатки или любые манипуляции. Для повышения в своих знаниях в правилах деловой переписке, существует масса книг, которые могут помочь. Так что договориться можно обо всем, важно не забывать про основные правила.


Марина Матюшина


Заметили ошибку? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Enter!  
Поделитесь этой новостью с друзьями!


Подписывайтесь и читайте новости от ITквариат раньше остальных в нашем Telegram-канале !





И еще на эту тему...
  • Как маркетологи могут применить SEO в период кризиса
  • Тренды в развитии логистических и курьерских компаний
  • Что вам не договаривают об управлении продуктом или Как стать успешным продукт-менеджером
  • Как разные типы людей могут помогать и/или мешать эффективному развитию вашей компании
  • 10 грамотных бизнес-шагов, которые вы можете сделать уже сегодня
  • Комплексный мониторинг IT-инфраструктуры
  • Какие приемы можно использовать во время проведения собеседований IT-специалистов
  • 9 способов сделать социальный контент доступным для всех
  • Как правильно продать готовый онлайн-бизнес
  • Цифровые онлайн-платформы — новая точка роста в банках
  • Перспективы развития банкоматного бизнеса
  • Как ускорить цифровую трансформацию
  • 4 уровня цифровой трансформации
  • NFT-токены: что это и зачем? Разбираемся в актуальных вопросах
  • Как работать удаленно и не потерять продуктивность?
  • Эпидемиям назло! Инструкция для тех, кто из-за карантина COVID-19 вынужден работать удаленно
  • Как наладить постоянный и эффективный контакт с удаленной командой
  • Шеринг: весь мир в аренду
  • Беларусь - IT-страна. Есть ли у отечественных разработчиков перспективы работать на внутренний рынок или наше будущее в "аутсорсинге"?
  • 8 книг, которые действительно помогут вам разбогатеть



  • ITквариат Powered by © 1996-2022